Atualmente, as organizações têm se despertado para a importância dispensada ao tratamento documental de forma institucionalizada. Este interesse tem na necessidade de acesso rápido às informações, o motivador nesta mudança de conduta. Com o avanço tecnológico, surge a figura dos documentos eletrônicos, como pressuposto de acessibilidade e trâmite facilitados.
Todavia, a preocupação com a gestão dos documentos eletrônicos reside, principalmente, na velocidade com que a tecnologia evolui e torna obsoleto o suporte, o hardware e software utilizados na produção. Garantir a preservação das informações e a autenticidade dos documentos eletrônicos é o grande desafio proposto às organizações.

SIGAD:

Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) possui características que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. Ele tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. Dentre suas principais características podemos destacar as operações: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

GED:

Em linhas gerais, podemos descrever o Gerenciamento Eletrônico de Documentos como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Todavia, o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística, ou seja, ele não gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica ou controlar a temporalidade e a destinação.
Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Praticamente todas as grandes organizações brasileiras já possuem no mínimo um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
É necessário identificar as oportunidades de aplicação de tecnologia dentro da organização, estudar como as informações fluem e como podem ser usadas para atingir essas oportunidades, avaliar produtos e fornecedores, fazendo-os trabalhar para a organização – a empresa não deve, por princípio, mudar seus procedimentos para se adequar ao produto do fornecedor - preparar e implementar um plano, incluindo riscos e benefícios, que ajudarão a empresa atingir seus objetivos estratégicos.
As tecnologias de GED estão servindo de alicerce para novos conceitos. Para tanto é condição sine qua non que estejam consolidadas. Hoje, pode-se afirmar que as tecnologias de GED estão maduras e algumas destas soluções já têm mais de 10 anos e, continuam a amadurecer lentamente, pois acompanham a evolução das plataformas de hardware e software.
Pensa-se que soluções para adoção do GED custam altíssimo, entretanto, com a migração das plataformas cada vez mais abertas, os custos dos sistemas caíram sensivelmente, sem contar que a própria movimentação da indústria faz com que os custos de hardware e software caiam ano após ano.